トヨタの会議は30分山本大平

2022年4月24日

これまで、毎日読書をしてきたが、全くアウトプットできていなかったため、この場でアウトプットし、少しでも自分の成長につなげていく。

今回は先日読了した「トヨタの会議は30分」をまとめ、社会人2年目で少しでも生産的な仕事をするためのエッセンスを身につけることをめざす。

この本を読みながら、自分の働く会社ではまだまだ改善点があることを実感できた。筆者の言うとおり「読めるけれどもあえて空気を読まない」の精神で微力ながら会社の改善に繋げていきたい。

それでは下記に本書の内容をまとめていく。

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時短に役立つ仕事術

時短に役立つ仕事術（会議、打ち合わせ）
確実に相手を射抜く・仕留めるコミュニケーション術(資料作成、プレゼン、メール)
本質思考(効率的な仕事の前提となる心構え)
教育力（OJT、学ぶ心構え）
良好な人間関係の構築能力
人としてのあり方（人間力）

仕事の生産性を上げるために必要なこと

会議は30分に設定
- 予め解像度の高い議題の周知→参加者それぞれが事前に推測してくるため、即座に本題に入れる
- 会議の最後には、「次回の議題」を確認→次回もスムーズに議論に入れる
定例会議を減らす
- 毎度決まった期間で共有しなくてはならないほど重要なことはそれほどない＋全員が知る必要のないことも多い
- 議論の必要がある際に関係者だけで短時間の打ち合わせを設定した方が建設的
議事録の清書は行わない
- ホワイトボードへ記載した内容をそのまま議事録として使用→現在であればOneNote等の共有で代用可能？
- 議事録の再編集作業は不毛＋再編している過程で重要な内容がむけ落ちてしまう可能性
- 記載していく内容を全員で確認していれば、議事録には必要な情報が必然的に含まれる
- ホワイトボードのような限られたスペースで議事録を作成するとリアルタイム要約力が身につく
- 纏め方には型がある
  - 問題のブレイクダウン→Why？を繰り返し、問題の本質を突き止める
  - 要因解析→問題の本質が発生している要因を掘り下げ、真因を突き止める
  - 対策検討→真因に対する対策を立案、実行計画の確立
  - 次回打ち合わせまでの実施事項、次回の確認事項を確認
会議中にメモはなし→真剣に議論していれば、メモを取らなくても内容は頭に入るもの

コミュニケーション術

１分で了解をもらえる資料作りを意識
- 決裁権者は忙しいため、少しでも時間を取らずに内容を伝えることを意識⇨伝えたい内容をA4用紙１枚以内に纏める
- 伝えたい内容の纏め方にも型がある→いずれについても極力文字数を減らすことを意識
  - 何についての話か←決裁権者は案件を多く抱えているため
  - 今どんな回答や判断を求めているか←内容に入る前の心構えを促す
  - 結論
  - 論拠の列挙←３点程度の箇条書きにすることで可読性が上がり、見やすい
  - 補足
プレゼンでは専門用語に注意
- 人はわからないことがあると、そこで理解がストップしてしまう
- 内容が伝わることが目的であるため、誰でも理解できる平易な言葉を意識
- 専門用語を入れざるを得ない場合は必ず注釈や言い換えを入れ、理解を助ける。
- プレゼンにも型がある
  - 冒頭に何を話すかを説明→全体像を説明し、聞き手に安心感を与える
  - 章立て通りに説明→変に順番を入れ替えて混乱を招くことはしない
  - 区切りごとにまとめと不明点の確認を行う
- 目線(聞き手の顎を見る)と声質（極力穏やかな低い声）を安定させることを意識
- 口２耳８を意識⇨他者の意見を傾聴しつつ自分の意思も明確に表示
文字ベースに頼るだけでなく、電話を使うことも意識→文字ベースでは即座の対応が困難
- 音声入力は文字入力よりも3倍近く速い
- 文字ベースでは相手が見ていなかったり、埋もれてしまうことでより遅れることがある
放置されているときには、工夫をおこなって動いてもらう
- まずは電話
- 上司をCCに入れてメールを行う

本質思考

読めるけれどもあえて空気を読まない
- 忖度ばかりでなく、直球で議論し行動する
- 仕事を進めるためには、同調するだけでなく気付きやアイデアを提案して上書きを繰り返すことが必要
- 危機管理能力を高め、諍いを産みそうな場面では、柔軟に態度を使い分ける
なぜ？、定義は？を繰り返す⇨あらゆる事柄に疑問を持ち自ら考える習慣を身につける

教育力

嫌われることを恐れたら若手は育たない→現場力を育てるためには、自分で考え経験するしかない
叱責された側も自分が正しいことを示すロジックやデータがあるなら反論し、意見を表明するように意識→考える力
苦手と得意の判断を急がない
- 見極めの際には食わず嫌いをしないことが必要→実際にある程度の時間やってみないと得意不得意の判別はできない
- 尚早な判断は自分の可能性を潰すことになってしまう
- いやいや学んだものが一生の武器となることもある→筆者にとっての統計分析スキル
部下・若手に余裕の時間を与えて、表面的なところだけでなく、少し深いところまで試させることで成長の可能性が高まる
自分に向いているかを判断する基準
- 実際にその業務を遂行する能力があるか
- 個人的な好き/嫌い（モチベーションが保てるか）
- 時間や労力を投資してでも取り組むだけの価値を感じるか
試行錯誤で素早く限界把握が無理ならすぐに助けを求める
- 無茶と無理は違う→無理は仕組み、理屈的にどうしようもないこと、そこから続けるのは無茶
- ある程度試行錯誤して無理かどうかの検討をつけ、適切的なタイミングで助けを求める

良好な人間関係の構築能力

人間関係のフォローには飲み会を活用（同じ食卓を囲んだ人とは親密で率直なコミュニケーションが取れる）
アンガーコントロールの活用
- 瞬間的なアンガーコントロール→６つ数えてから発言する、トイレなどを口実に中座する
- 長期的なアンガーコントロール→接触回数を減らし、コミュニケーションコストを下げる
- 30分錨を寝かせておき、必要を感じたらこれまで通り、感じなければ無視する
- 無視すると、相手に自己の言動の理不尽さを気づかせることができる
人間は生来理不尽な生き物
- 行ったことを忘れたり、記憶の改変が起こったり、勘違いしたりする
- こうしたことを当たり前と捉え、たまたま自分に起こったと受け止めて淡々と処理する

人としてのありかた

自分が凡人だと開き直る
- 凡人でも世界に影響をあたえる仕事の一部を担うことができる
- 謙虚に自分の身の程を弁え、イタイ人にはならないように自戒する
- 自分の才能が足りない部分は素直に周囲にアドバイスや助けを求める
ご縁を大切にし、常に感謝の気持ちを持つ
- 1日1日を自分に恥じないように過ごす
- 人の悪口を言わない
- 無闇に現状を愚痴らない
- ご縁を直接的な利益に結びつけないようにする

読書記録

Posted by agreeman

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